The Madeira Invitational 2026

Privacy Policy

Last updated: 7 July 2026

1. Overview and applicable law

This Privacy Policy explains how personal data is processed when you visit this website for The Madeira Invitational 2026 (the “Website”) and when you register for the tournament (Saturday, 5 September 2026, Palheiro Golf, Madeira).

The processing is governed by the General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679, “GDPR”). As the controller is established in Germany, German data-protection law applies in addition (in particular the Federal Data Protection Act, BDSG, and the German DDG/TDDDG).

We only collect the data you provide when registering, plus the technical data that is unavoidable when operating a website. We do not use tracking, advertising or analytics cookies, and we do not run any web-analytics or profiling tools.

2. Who is responsible (controller)

The controller responsible for the processing described here is:

Oakfyn GmbH (i. G.)
Lindenallee 1, 31832 Springe, Germany
Managing Director: Finn Löloff
Email: info@oakfyn.de · Phone: +49 172 3673593

We have not appointed a Data Protection Officer, as we are not legally required to do so.

3. Visiting the Website (server log data)

The Website is hosted by our hosting provider (see §6). When you access the Website, your browser necessarily transmits technical data to the server, which is processed to deliver the site and keep it secure and stable. This may include your IP address, the date and time of the request, the page/file requested and the amount of data transferred, and your browser type, operating system and referring page.

Purpose and legal basis. This data is processed to make the Website available and to ensure its security and stability. The legal basis is our legitimate interest in a secure and functional website (Art. 6(1)(f) GDPR). The exact scope and retention of these server logs is determined by our hosting provider (§6).

4. Fonts, cookies and local storage: no tracking

  • Fonts are hosted locally on our own server. No connection to Google Fonts or any other third-party font service is made, and no data is transferred to such providers when you view the site.
  • We do not set cookies for tracking, advertising or analytics, and we do not embed any third-party analytics, advertising, social-media or map services.
  • The Website stores a single technical value in your browser’s local storage (mi_lang) to remember your chosen display language across visits. This is a strictly necessary, functional storage that you have effectively requested by choosing a language (§ 25(2) TDDDG); it does not identify you and is not shared. No consent banner is therefore required. You can clear it at any time via your browser settings.

5. Registration for the tournament

When you register through the form on the Website, we process the data you enter in order to manage your participation in The Madeira Invitational 2026 and to contact you about the event.

FieldRequired?
First namerequired
Last namerequired
Email addressrequired
Whether you need accommodation in Madeira (yes/no)required
Companyoptional
Handicap / playing leveloptional
Dietary notes / allergiesoptional (see below)
Your consent (checkbox) and the display language used—

We also record the time of submission and process a small amount of technical data to protect the form against spam (an invisible “honeypot” field, a minimum-time check, and a check of the request origin). Submissions identified as automated/abusive are discarded.

How the data is handled. The registration is sent to us by email to an internal recipient list and is used to organise the event and to contact you (for example, to send you the hotel booking code if you requested accommodation, and to share further details about the day). We do not operate a database of registrations; the data lives in the recipients’ mailboxes and in the email infrastructure of our email provider (see §6).

Purposes and legal bases

  • Managing your registration and participation, and contacting you about the event (including sending the hotel booking code): performance of pre-contractual and contractual measures relating to your participation, Art. 6(1)(b) GDPR, and, insofar as you tick the consent box, your consent, Art. 6(1)(a) GDPR.
  • Dietary notes / allergies: information about allergies or special diets may reveal data concerning your health (a special category of data under Art. 9 GDPR). We process this field only if you choose to fill it in, and solely to accommodate your needs at the event. The legal basis is your explicit consent, Art. 9(2)(a) GDPR. Please do not enter health information you do not wish us to process; the field is optional. You may withdraw this consent at any time (see §9).
  • Spam protection and security of the form: our legitimate interest in preventing abuse, Art. 6(1)(f) GDPR.

Providing the fields marked “required” is necessary to register; if you do not provide them, we cannot process your registration. The optional fields have no effect on your registration if left blank.

6. Recipients and processors

Your data is disclosed only to the following categories of recipients:

  • Our organising team, who receive and process your registration in order to run the tournament.
  • Email provider (Google): registration notifications are sent and received through Google Workspace, provided by Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, acting as our processor under Art. 28 GDPR. Google may process data on servers outside the EU/EEA (see below).
  • Hosting provider: the Website and the registration function run on the infrastructure of Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, United States, acting as our processor under Art. 28 GDPR.
  • Accommodation partner (only if you request accommodation): if you ask for the hotel booking code, the data needed to arrange your stay is shared with our accommodation partner in Madeira so that your booking can be set up.

We do not sell your data and do not pass it on for advertising purposes.

Transfers to a third country (USA). Some processors (in particular Vercel, and Google as a sub-processor) may process personal data in the United States. Such transfers take place only subject to appropriate safeguards under Chapter V GDPR, in particular the EU Standard Contractual Clauses (Art. 46(2)(c) GDPR) and/or certification under the EU–U.S. Data Privacy Framework, together with additional measures where necessary. You can request a copy of the relevant safeguards using the contact details in §2.

7. Contacting us by email

If you contact us by email (e.g. info@oakfyn.de), we process the data contained in your message to handle your enquiry. The legal basis is our legitimate interest in responding (Art. 6(1)(f) GDPR) or, where your message relates to the event/your participation, Art. 6(1)(b) GDPR. This data is deleted once your enquiry has been dealt with and no retention obligations apply.

8. How long we keep your data

We keep your registration data only for as long as it is needed for the purposes above. Registration data is deleted once the event has been fully wrapped up, and no later than approximately six months after the event (i.e. by around March 2027), unless a longer period is required by law or you have given separate consent.

Data processed on the basis of your consent is kept until you withdraw that consent, after which it is deleted unless another legal basis or statutory retention obligation applies. Server log data (§3) is retained only for the short period set by our hosting provider.

9. Your rights

Under the GDPR you have the following rights in relation to your personal data: access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction (Art. 18), data portability (Art. 20), and objection to processing based on legitimate interests (Art. 21). Where processing is based on consent, you may withdraw it at any time with effect for the future (Art. 7(3) GDPR); this does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal. To exercise any of these rights, contact us using the details in §2.

Right to lodge a complaint. You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR), in particular in the EU/EEA Member State of your residence, place of work or the place of the alleged infringement. The authority competent for the controller is:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen)
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Germany · poststelle@lfd.niedersachsen.de

You may also always lodge a complaint with the supervisory authority in your own country.

10. No automated decision-making

We do not use automated decision-making or profiling within the meaning of Art. 22 GDPR.

11. Data security

We use appropriate technical and organisational measures to protect your data. The Website is served over an encrypted HTTPS/TLS connection; registration emails are transmitted using transport encryption (STARTTLS/TLS); and the site applies protective HTTP security headers (e.g. X-Content-Type-Options, X-Frame-Options, Referrer-Policy).

12. Changes to this policy

We may update this Privacy Policy to reflect changes in our processing or in the legal requirements. The version marked “Last updated” above always applies.

The Madeira Invitational 2026

Política de Privacidade

Última atualização: 7 de julho de 2026

1. Enquadramento e lei aplicável

Esta Política de Privacidade explica como são tratados os dados pessoais quando visita este site do The Madeira Invitational 2026 (o “Site”) e quando se inscreve no torneio (sábado, 5 de setembro de 2026, Palheiro Golf, Madeira).

O tratamento rege-se pelo Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (Regulamento (UE) 2016/679, “RGPD”). Uma vez que o responsável está estabelecido na Alemanha, aplica-se também a lei alemã de proteção de dados (em especial a BDSG e a DDG/TDDDG).

Apenas recolhemos os dados que fornece ao inscrever-se, além dos dados técnicos inevitáveis ao funcionamento de um site. Não utilizamos cookies de rastreio, de publicidade ou de análise, nem quaisquer ferramentas de web analytics ou de definição de perfis.

2. Quem é o responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento aqui descrito é:

Oakfyn GmbH (i. G.)
Lindenallee 1, 31832 Springe, Alemanha
Gerente: Finn Löloff
Email: info@oakfyn.de · Telefone: +49 172 3673593

Não designámos um Encarregado da Proteção de Dados, por não estarmos legalmente obrigados a fazê-lo.

3. Visita ao Site (dados de registo do servidor)

O Site é alojado pelo nosso prestador de alojamento (ver §6). Quando acede ao Site, o seu navegador transmite necessariamente dados técnicos ao servidor, tratados para disponibilizar o Site e garantir a sua segurança e estabilidade. Estes podem incluir o seu endereço IP, a data e a hora do pedido, a página/o ficheiro pedido e o volume de dados transferido, bem como o tipo de navegador, o sistema operativo e a página de origem.

Finalidade e fundamento jurídico. Estes dados são tratados para disponibilizar o Site e assegurar a sua segurança e estabilidade. O fundamento jurídico é o nosso interesse legítimo num site seguro e funcional (art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD). O âmbito exato e o prazo de conservação destes registos são determinados pelo prestador de alojamento (§6).

4. Tipos de letra, cookies e armazenamento local: sem rastreio

  • Os tipos de letra são alojados localmente no nosso próprio servidor. Não é estabelecida qualquer ligação ao Google Fonts nem a qualquer outro serviço externo de tipos de letra, e não são transferidos dados para esses fornecedores quando visualiza o Site.
  • Não utilizamos cookies de rastreio, de publicidade ou de análise, nem incorporamos serviços externos de análise, publicidade, redes sociais ou mapas.
  • O Site guarda um único valor técnico no armazenamento local do seu navegador (mi_lang) para memorizar o idioma de apresentação escolhido entre visitas. Trata-se de um armazenamento estritamente necessário e funcional, que solicitou ao escolher um idioma; não o identifica nem é partilhado. Não é, por isso, necessário qualquer banner de consentimento. Pode eliminá-lo a qualquer momento nas definições do navegador.

5. Inscrição no torneio

Quando se inscreve através do formulário do Site, tratamos os dados que introduz para gerir a sua participação no The Madeira Invitational 2026 e para o contactar acerca do evento.

CampoObrigatório?
Nome próprioobrigatório
Apelidoobrigatório
Endereço de emailobrigatório
Se necessita de alojamento na Madeira (sim/não)obrigatório
Empresafacultativo
Handicap / nível de jogofacultativo
Notas alimentares / alergiasfacultativo (ver abaixo)
O seu consentimento (caixa) e o idioma de apresentação utilizado—

Registamos ainda o momento do envio e tratamos uma pequena quantidade de dados técnicos para proteger o formulário contra spam (um campo invisível “honeypot”, uma verificação de tempo mínimo e uma verificação da origem do pedido). Os envios identificados como automáticos/abusivos são descartados.

Como os dados são tratados. A inscrição é-nos enviada por email para uma lista interna de destinatários e é utilizada para organizar o evento e para o contactar (por exemplo, para lhe enviar o código de reserva de hotel, se pediu alojamento, e para partilhar mais pormenores sobre o dia). Não mantemos uma base de dados de inscrições; os dados permanecem nas caixas de correio dos destinatários e na infraestrutura do nosso fornecedor de email (ver §6).

Finalidades e fundamentos jurídicos

  • Gestão da sua inscrição e participação e contacto consigo sobre o evento (incluindo o envio do código de reserva de hotel): execução de diligências pré-contratuais e contratuais relativas à sua participação, art. 6.º, n.º 1, al. b) do RGPD, e, na medida em que assinale a caixa de consentimento, o seu consentimento, art. 6.º, n.º 1, al. a) do RGPD.
  • Notas alimentares / alergias: informações sobre alergias ou dietas especiais podem revelar dados relativos à sua saúde (categoria especial de dados nos termos do art. 9.º do RGPD). Tratamos este campo apenas se optar por preenchê-lo, e exclusivamente para acomodar as suas necessidades no evento. O fundamento jurídico é o seu consentimento explícito, art. 9.º, n.º 2, al. a) do RGPD. Não introduza informações de saúde que não pretenda que sejam tratadas; o campo é facultativo. Pode retirar este consentimento a qualquer momento (ver §9).
  • Proteção contra spam e segurança do formulário: o nosso interesse legítimo em prevenir utilizações abusivas, art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD.

O fornecimento dos campos assinalados como “obrigatório” é necessário para a inscrição; se não os fornecer, não podemos processar a sua inscrição. Os campos facultativos, se deixados em branco, não têm qualquer efeito sobre a inscrição.

6. Destinatários e subcontratantes

Os seus dados são divulgados apenas às seguintes categorias de destinatários:

  • A nossa equipa organizadora, que recebe e trata a sua inscrição para realizar o torneio.
  • Fornecedor de email (Google): as notificações de inscrição são enviadas e recebidas através do Google Workspace, fornecido pela Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda, atuando como subcontratante nos termos do art. 28.º do RGPD. A Google pode tratar dados em servidores fora do EEE (ver abaixo).
  • Prestador de alojamento (hosting): o Site e a função de inscrição funcionam na infraestrutura da Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, Estados Unidos, atuando como subcontratante nos termos do art. 28.º do RGPD.
  • Parceiro de alojamento (apenas se pedir alojamento): se solicitar o código de reserva de hotel, os dados necessários para organizar a sua estadia são partilhados com o nosso parceiro de alojamento na Madeira, para que a reserva possa ser efetuada.

Não vendemos os seus dados nem os transmitimos para fins publicitários.

Transferências para um país terceiro (EUA). Alguns subcontratantes (em particular a Vercel e a Google, enquanto subsubcontratante) podem tratar dados pessoais nos Estados Unidos. Tais transferências só ocorrem mediante garantias adequadas nos termos do Capítulo V do RGPD, em particular as Cláusulas Contratuais-Tipo da UE (art. 46.º, n.º 2, al. c) do RGPD) e/ou a certificação ao abrigo do EU–U.S. Data Privacy Framework, acompanhadas de medidas adicionais quando necessário. Pode solicitar uma cópia das garantias aplicáveis através dos contactos indicados no §2.

7. Contacto por email

Se nos contactar por email (p. ex. info@oakfyn.de), tratamos os dados constantes da sua mensagem para dar resposta ao seu pedido. O fundamento jurídico é o nosso interesse legítimo em responder (art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD) ou, quando a mensagem diga respeito ao evento/à sua participação, o art. 6.º, n.º 1, al. b) do RGPD. Estes dados são eliminados após o tratamento do seu pedido, salvo se existirem obrigações de conservação.

8. Durante quanto tempo conservamos os seus dados

Conservamos os seus dados de inscrição apenas pelo tempo necessário às finalidades acima. Os dados de inscrição são eliminados após a conclusão integral do evento e, o mais tardar, cerca de seis meses após o evento (ou seja, por volta de março de 2027), salvo se a lei exigir um prazo mais longo ou se tiver dado consentimento separado.

Os dados tratados com base no seu consentimento são conservados até que o retire, sendo depois eliminados, salvo se for aplicável outro fundamento jurídico ou obrigação legal de conservação. Os dados de registo do servidor (§3) são conservados apenas pelo curto período definido pelo prestador de alojamento.

9. Os seus direitos

Nos termos do RGPD, tem os seguintes direitos relativamente aos seus dados pessoais: acesso (art. 15.º), retificação (art. 16.º), apagamento (art. 17.º), limitação (art. 18.º), portabilidade (art. 20.º) e oposição ao tratamento baseado em interesses legítimos (art. 21.º). Quando o tratamento se basear no consentimento, pode retirá-lo a qualquer momento, com efeitos para o futuro (art. 7.º, n.º 3, do RGPD); tal não afeta a licitude do tratamento efetuado antes da retirada. Para exercer qualquer destes direitos, contacte-nos através dos dados indicados no §2.

Direito de reclamação. Tem o direito de apresentar reclamação a uma autoridade de controlo (art. 77.º do RGPD), em particular no Estado-Membro do EEE da sua residência, do seu local de trabalho ou do local da alegada infração. A autoridade competente para o responsável é:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen)
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Alemanha · poststelle@lfd.niedersachsen.de

Pode também apresentar sempre a sua reclamação junto da autoridade de controlo do seu próprio país.

10. Ausência de decisões automatizadas

Não utilizamos decisões automatizadas nem definição de perfis na aceção do art. 22.º do RGPD.

11. Segurança dos dados

Utilizamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os seus dados. O Site é disponibilizado através de uma ligação cifrada HTTPS/TLS; os emails de inscrição são transmitidos com cifragem de transporte (STARTTLS/TLS); e o Site aplica cabeçalhos HTTP de segurança (p. ex. X-Content-Type-Options, X-Frame-Options, Referrer-Policy).

12. Alterações a esta política

Podemos atualizar esta Política de Privacidade para refletir alterações no tratamento ou nos requisitos legais. Aplica-se sempre a versão assinalada em “Última atualização” acima.

The Madeira Invitational 2026

Datenschutzerklärung

Stand: 7. Juli 2026

1. Überblick und anwendbares Recht

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Sie diese Website für The Madeira Invitational 2026 (die „Website“) besuchen und wenn Sie sich für das Turnier anmelden (Samstag, 5. September 2026, Palheiro Golf, Madeira).

Die Verarbeitung richtet sich nach der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679, „DSGVO“). Da der Verantwortliche in Deutschland niedergelassen ist, gilt ergänzend deutsches Datenschutzrecht (insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz, BDSG, sowie das deutsche DDG/TDDDG).

Wir erheben nur die Daten, die Sie bei der Anmeldung angeben, sowie die technischen Daten, die beim Betrieb einer Website unvermeidbar sind. Wir setzen keine Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies ein und verwenden keine Webanalyse- oder Profiling-Werkzeuge.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die hier beschriebene Verarbeitung ist:

Oakfyn GmbH (i. G.)
Lindenallee 1, 31832 Springe, Deutschland
Geschäftsführer: Finn Löloff
E-Mail: info@oakfyn.de · Telefon: +49 172 3673593

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind.

3. Besuch der Website (Server-Logdaten)

Die Website wird von unserem Hosting-Anbieter gehostet (siehe §6). Wenn Sie die Website aufrufen, übermittelt Ihr Browser zwangsläufig technische Daten an den Server, die verarbeitet werden, um die Website auszuliefern und sie sicher und stabil zu halten. Dazu können Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, die angeforderte Seite/Datei und die übertragene Datenmenge sowie Ihr Browsertyp, Ihr Betriebssystem und die verweisende Seite gehören.

Zweck und Rechtsgrundlage. Diese Daten werden verarbeitet, um die Website bereitzustellen und ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der genaue Umfang und die Speicherdauer dieser Server-Logs werden von unserem Hosting-Anbieter bestimmt (§6).

4. Schriftarten, Cookies und lokaler Speicher: kein Tracking

  • Schriftarten werden lokal gehostet, auf unserem eigenen Server. Es wird keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen Schriftarten-Dienst Dritter hergestellt, und beim Betrachten der Website werden keine Daten an solche Anbieter übertragen.
  • Wir setzen keine Cookies für Tracking, Werbung oder Analyse ein und binden keine Analyse-, Werbe-, Social-Media- oder Kartendienste Dritter ein.
  • Die Website speichert einen einzigen technischen Wert im lokalen Speicher Ihres Browsers (mi_lang), um sich die von Ihnen gewählte Anzeigesprache über Besuche hinweg zu merken. Dabei handelt es sich um eine unbedingt erforderliche, funktionale Speicherung, die Sie durch die Wahl einer Sprache faktisch verlangt haben (§ 25 Abs. 2 TDDDG); sie identifiziert Sie nicht und wird nicht weitergegeben. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich. Sie können den Wert jederzeit über Ihre Browsereinstellungen löschen.

5. Anmeldung zum Turnier

Wenn Sie sich über das Formular auf der Website anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten, um Ihre Teilnahme am The Madeira Invitational 2026 zu verwalten und Sie zum Event zu kontaktieren.

FeldPflichtangabe?
VornamePflichtangabe
NachnamePflichtangabe
E-Mail-AdressePflichtangabe
Ob Sie eine Unterkunft auf Madeira benötigen (ja/nein)Pflichtangabe
Unternehmenfreiwillig
Handicap / Spielstärkefreiwillig
Ernährungshinweise / Allergienfreiwillig (siehe unten)
Ihre Einwilligung (Checkbox) und die verwendete Anzeigesprache–

Wir erfassen außerdem den Zeitpunkt der Übermittlung und verarbeiten eine geringe Menge technischer Daten, um das Formular vor Spam zu schützen (ein unsichtbares „Honeypot“-Feld, eine Mindestzeitprüfung und eine Prüfung der Anfrageherkunft). Als automatisiert/missbräuchlich erkannte Übermittlungen werden verworfen.

Wie die Daten verarbeitet werden. Die Anmeldung wird uns per E-Mail an einen internen Empfängerkreis übermittelt und dient dazu, das Event zu organisieren und Sie zu kontaktieren (zum Beispiel, um Ihnen den Hotel-Buchungscode zuzusenden, wenn Sie eine Unterkunft angefragt haben, und um weitere Einzelheiten zum Tag mitzuteilen). Wir betreiben keine Datenbank mit Anmeldungen; die Daten liegen in den Postfächern der Empfänger und in der E-Mail-Infrastruktur unseres E-Mail-Anbieters (siehe §6).

Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Verwaltung Ihrer Anmeldung und Teilnahme sowie Kontaktaufnahme zum Event (einschließlich der Übersendung des Hotel-Buchungscodes): Durchführung vorvertraglicher und vertraglicher Maßnahmen im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, und, soweit Sie das Einwilligungsfeld ankreuzen, Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
  • Ernährungshinweise / Allergien: Angaben zu Allergien oder besonderen Ernährungsformen können Gesundheitsdaten offenbaren (eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO). Wir verarbeiten dieses Feld nur, wenn Sie es ausfüllen, und ausschließlich, um Ihren Bedürfnissen beim Event gerecht zu werden. Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Bitte geben Sie keine Gesundheitsinformationen ein, deren Verarbeitung Sie nicht wünschen; das Feld ist freiwillig. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen (siehe §9).
  • Spam-Schutz und Sicherheit des Formulars: unser berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Missbrauch, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Angabe der als „Pflichtangabe“ gekennzeichneten Felder ist für die Anmeldung erforderlich; ohne diese Angaben können wir Ihre Anmeldung nicht bearbeiten. Die freiwilligen Felder haben keine Auswirkung auf Ihre Anmeldung, wenn Sie sie leer lassen.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Daten werden nur an die folgenden Kategorien von Empfängern offengelegt:

  • Unser Organisationsteam, das Ihre Anmeldung entgegennimmt und verarbeitet, um das Turnier durchzuführen.
  • E-Mail-Anbieter (Google): Anmeldebenachrichtigungen werden über Google Workspace gesendet und empfangen, bereitgestellt von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, die als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig wird. Google kann Daten auf Servern außerhalb der EU/des EWR verarbeiten (siehe unten).
  • Hosting-Anbieter: Die Website und die Anmeldefunktion laufen auf der Infrastruktur von Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, Vereinigte Staaten, die als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig wird.
  • Unterkunftspartner (nur wenn Sie eine Unterkunft anfragen): Wenn Sie den Hotel-Buchungscode anfordern, werden die für die Organisation Ihres Aufenthalts erforderlichen Daten an unseren Unterkunftspartner auf Madeira weitergegeben, damit Ihre Buchung eingerichtet werden kann.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

Übermittlungen in ein Drittland (USA). Einige Auftragsverarbeiter (insbesondere Vercel und Google als Unterauftragsverarbeiter) können personenbezogene Daten in den Vereinigten Staaten verarbeiten. Solche Übermittlungen erfolgen nur vorbehaltlich geeigneter Garantien nach Kapitel V DSGVO, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und/oder einer Zertifizierung nach dem EU–U.S. Data Privacy Framework, zusammen mit ergänzenden Maßnahmen, soweit erforderlich. Eine Kopie der einschlägigen Garantien können Sie über die Kontaktdaten in §2 anfordern.

7. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. info@oakfyn.de), verarbeiten wir die in Ihrer Nachricht enthaltenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder, soweit Ihre Nachricht das Event/Ihre Teilnahme betrifft, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Diese Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Anmeldedaten nur so lange, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Anmeldedaten werden gelöscht, sobald das Event vollständig abgewickelt ist, und spätestens etwa sechs Monate nach dem Event (d. h. bis etwa März 2027), sofern nicht eine längere Frist gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie eine gesonderte Einwilligung erteilt haben.

Daten, die auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, werden bis zu deren Widerruf gespeichert und danach gelöscht, sofern nicht eine andere Rechtsgrundlage oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Server-Logdaten (§3) werden nur für den kurzen, von unserem Hosting-Anbieter festgelegten Zeitraum gespeichert.

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten die folgenden Rechte zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung (Art. 21). Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns über die in §2 genannten Kontaktdaten.

Beschwerderecht. Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere im EU-/EWR-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für den Verantwortlichen zuständige Behörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen)
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Deutschland · poststelle@lfd.niedersachsen.de

Sie können sich außerdem jederzeit bei der Aufsichtsbehörde in Ihrem eigenen Land beschweren.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO.

11. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein. Die Website wird über eine verschlüsselte HTTPS/TLS-Verbindung ausgeliefert; Anmelde-E-Mails werden mit Transportverschlüsselung (STARTTLS/TLS) übertragen; und die Website setzt schützende HTTP-Sicherheitsheader ein (z. B. X-Content-Type-Options, X-Frame-Options, Referrer-Policy).

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen in unserer Verarbeitung oder in den gesetzlichen Anforderungen abzubilden. Es gilt stets die oben mit „Stand“ gekennzeichnete Fassung.